Официальные документы

Общие требования к оформлению текстовых документов

1. Общие положения
1.1. Настоящие требования устанавливают общие правила выполнения текстовых документов студентами колледжа экономики и права.
1.2. Подлинники текстовых документов выполняются в соответствии с ГОСТ 2.105-95 одним из следующих способов:
- рукописным — с высотой букв и цифр не менее 2,0 мм. Цифры и буквы пишутся разборчиво черными или темно-синими чернилами или пастой;
- с применением печатающих и графических устройств компьютерного вывода в текстовом редакторе Word, размер шрифта не менее 14.
1.3. Копии текстовых документов выполняются одним из способов:
- типографским — в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;
- ксерокопированием — при этом рекомендуется размножать документы способом двустороннего копирования.
1.4. Вписывать в текстовые документы, изготовленные машинописным способом, отдельные слова, формулы, условные знаки (рукописным способом) и выполнять иллюстрации следует черными чернилами, пастой или тушью.
1.5. Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (рисунка) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью рукописным способом.
1.6. Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста (рисунков) не допускаются.

2. Построение документа
2.1. Текст документа при необходимости делится на разделы и подразделы. Разделы могут делиться на пункты или на подразделы и пункты. Разделы, подразделы, пункты и подпункты должны иметь порядковые номера, обозначенные арабскими цифрами и записанные с абзацного отступа. Разделы нумеруются порядковыми номерами в пределах всего документа, за исключением приложений, например: 1 ..., 2 ... и т.д. Номер подраздела должен включать номер раздела, например: 1.1 ..., 1.2 ... и т.д. Номер пункта должен включать номер раздела и подраздела, например: 2.1.1 ..., 2.1.2 ... и т.д.
Пункты при необходимости могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1 …,4.2.1.2 и т. д.
Внутри пунктов, подпунктов могут быть приведены перечисления, которые записываются с абзацного отступа, перед каждой позицией перечисления ставится дефис "-" или, при необходимости ссылки на пункт перечисления, русская буква со скобкой, например: а) ..., б) ... и т.д. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка.
Пример
а) ____________________________________________ ;
б) ___________________________________ :
1) ________________;
2) ________________;
в) _______________________ .
Каждый раздел следует начинать с нового листа. После номера раздела, подраздела, пункта и подпункта точка не ставится.
Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты могут не иметь заголовков. Наименования разделов и подразделов должны быть краткими. Заголовки пишутся с прописной буквы без подчеркивания. Не нумеруются заголовки разделов Содержание, Введение, Заключение. Заголовки разделов, которые не имеют номеров, центрируются. В конце заголовка точка не ставится (если заголовок состоит из двух и более предложений, то они разделяются точкой). Переносы слов в заголовках не допускаются.
При оформлении заголовков следует соблюдать следующие требования к их размещению:
- интервал между заголовком (сверху и снизу) и текстом, в MS Word - полуторный, рукописный интервал – не менее 15 мм;
- интервал между заголовком раздела или подраздела и текстом в MS Word полуторный, рукописный интервал– не менее 15 мм;
- интервал между заголовком пункта и текстом в MS Word - одинарный, рукописный – не менее 8 мм;
- заголовок подпункта от текста не отделяется.
2.2. В конце текстового документа приводится список литературы, которая использована при его составлении. Выполнение списка и ссылки на него в тексте — по ГОСТ 7.32.
Список литературы имеет заглавие “Библиографический список”, является последним приложением и включается в содержание документа. Это информационное приложение. Список источников приводится в последовательности упоминания в тексте.
Ссылки на использованную литературу даются с использованием знаков /.../ или […], которые должны быть одинаковыми по всему тексту. Ссылаться следует на документ в целом или его разделы и приложения. Ссылки на подразделы, пункты, таблицы и иллюстрации не допускаются, за исключением подразделов, пунктов, таблиц и иллюстраций данного документа.
Примеры оформления ссылок: /13/, /18, приложение В/, /7, раздел 2/.
Примеры указания сведений об источниках, приводимых в библиографическом списке, приведены в приложении А.
2.3. Нумерация страниц документа и приложений, входящих в состав документа, должна быть сквозная.

3. Изложение текста документа
3.1. В тексте документа порядок слов в наименовании должен быть прямой, т.е. на первом месте должно быть определение (имя прилагательное), а затем название (имя существительное). Наименования, приводимые в тексте документа и на иллюстрациях, должны быть одинаковыми.
3.2. Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований. При изложении обязательных требований должны применяться слова "должен", "следует", "необходимо", "требуется, чтобы", "разрешается только", "не допускается", "запрещается", "не следует". При изложении других положений следует применять слова — "могут быть", "как правило", "при необходимости", "может быть", "в случае" и т.д. При этом необходимо использовать следующую форму изложения текста документа, например, "применяются", "указываются" и т.п. Не допускается изложение от первого лица "я сделал", "мною выполнено", "нам удалось".
В документах должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии — общепринятые в научно-технической литературе.
Если в документе принята специфическая терминология, то в приложении должен быть приведен перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включается в содержание документа.
3.3. В тексте документа не допускается:
a) применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
б) применять произвольные словообразования;
в) применять сокращения слов, кроме установленных:
1) правилами русской орфографии;
2) соответствующими государственными стандартами;
3) в соответствующем разделе документа;
г) сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.
3.4. В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:
- применять математический знак минус "-" перед отрицательными значениями величин (следует писать слово "минус");
- применять знак ø для обозначения диаметра (следует писать слово "диаметр"). При указании размера диаметра на чертежах, помещенных в тексте документа, перед размерным числом пишется знак ø;
- применять без числовых значений математические знаки:
> (больше),
< (меньше),
= (равно),
≠ (не равно),
№ (номер)
% (процент);
- применять индексы стандартов, технических условий и других документов без регистрационного номера.
3.5. Перечень допускаемых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316.
Если в документе использовано сокращение слов или наименований, то в нем, должен быть приведен перечень принятых сокращений, который помещается в приложение перед перечнем терминов.
3.6. Условные буквенные обозначения, изображения или знаки должны соответствовать принятым в действующем законодательстве и государственных стандартах. В тексте документа перед обозначением параметра дается его пояснение, например "Временное сопротивление разрыву σв".
При необходимости применения условных обозначений, изображений или знаков, не установленных действующими стандартами, их следует пояснять в тексте или в перечне обозначений.
3.7. В документе следует применять стандартизованные единицы физических величин, их наименования и обозначения в соответствии с ГОСТ 8.417.
Наряду с единицами СИ, при необходимости, в скобках указываются единицы ранее применявшихся систем, разрешенных к применению. Применение в одном документе разных систем обозначения физических величин не допускается.
3.8. В тексте документа числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и единиц счета следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единиц счета от единицы до девяти — словами.
Примеры:
1 Провести испытания пяти труб, каждая длиной 5 м.
2 Отобрать 15 труб для испытаний на давление.
3.9. Единица физической величины одного и того же параметра в пределах одного документа должна быть постоянной. Если в тексте приводится ряд числовых значений, выраженных в одной и той же единице физической величины, то она указывается только после последнего числового значения, например:
1,50; 1,75; 2,00 м.
3.10. Если в тексте документа приводится диапазон числовых значений физической величины, выраженных в одной и той же единице физической величины, то обозначение единицы физической величины указывается после последнего числового значения диапазона.
Примеры:
1 От 1 до 5 мм.
2 От 10 до 100 кг.
3 От плюс 10 до минус 40 °С.
Недопустимо отделять единицу физической величины от числового значения (переносить на разные строки или страницы), кроме единиц физических величин, помещаемых в таблицах, выполненных машинописным способом.
3.11. Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, марок и т.п. изделий одного наименования должно быть одинаковым. Например, если градация толщины стальной горячекатаной ленты 0,25 мм, то весь ряд толщин ленты должен быть указан с таким же количеством десятичных знаков, например:
1,50; 1,75; 2,00.
3.12. Дробные числа необходимо приводить в виде десятичных дробей, за исключением размеров в дюймах, которые следует записывать 1/4"; 1/2".
При невозможности выразить числовое значение в виде десятичной дроби его допускается записывать в виде простой дроби в одну строчку через косую черту, например, 5/32; (50А—4С)/(40В+20).

4. Нумерация и оформление формул
4.1. Все приведенные в пояснительной записке формулы должны быть пронумерованы. Нумерация формул производится арабскими цифрами, которые записываются в круглых скобках справа от формулы без отступа от правого края контура текста страницы. Нумерация может быть либо сквозной в пределах всей пояснительной записки, например: (1), (2), (3) и т.д., либо в пределах раздела, в этом случае номер формулы должен содержать номер раздела и порядковый номер формулы внутри раздела, например: (1.1), (1.2) и т.д. Если в пояснительной записке только одна формула, то она обозначается (1). Формулы приложений нумеруются в пределах каждого приложения и должны содержать обозначение приложения и порядковый номер формулы внутри приложения, например: (А.3) - третья формула приложения А. Ссылки в тексте на формулы даются в скобках, например: " ... в формуле (5) ...", "... в формуле (3.1) ...".
4.2. В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими стандартами. Все символы, входящие в формулу, должны быть пояснены либо в предшествующем формуле тексте, либо непосредственно под формулой. В пределах документа символ поясняется один раз, при первом упоминании. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснений должна начинаться со слова "где" без двоеточия после него. Пояснения каждого символа даются с новой строки и разделяются между собой знаком ";".
4.3. Формулы центрируются и располагаются на расстоянии 15 мм от основного текста.
Формулы, следующие одна за другой (в том числе расчетные) и не разделенные текстом, отделяются запятой, например:

Рисунок 1 – Примеры использования линий различных типов для
изображения функциональных зависимостей

Рисунок 2 - Обозначение элементов таблицы